Cách thiết lập lời chào thư thoại cho doanh nghiệp (với các ví dụ)

Khi bạn gọi đến một số điện thoại doanh nghiệp, bạn thường được chào đón bằng lời chào thư thoại tự động giúp hướng dẫn bạn qua danh bạ điện thoại và các bước tiếp theo.

Other :

Lời chào thư thoại này làm cho doanh nghiệp nhỏ của bạn trông chuyên nghiệp và chúng có thể giúp tăng doanh số bán hàng cũng như thúc đẩy sự hài lòng của khách hàng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập lời chào thư thoại cho cửa hàng trực tuyến, doanh nghiệp hoặc blog của bạn. Chúng tôi cũng sẽ hiển thị cho bạn các ví dụ lời chào thư thoại tốt nhất mà bạn có thể sử dụng làm mẫu.

Setting up a voicemail greeting for your business

Tại sao Lời chào thư thoại lại quan trọng đối với Doanh nghiệp của bạn?

Hơn 88% tìm kiếm cục bộ trên thiết bị di động kết thúc bằng một cuộc gọi điện thoại. Chủ yếu nhờ vào các nút bấm để gọi tiện lợi xuất hiện trong kết quả tìm kiếm địa phương của Google.

Click to call button in mobile search results

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, có thể không thể trả lời tất cả các cuộc gọi ngay lập tức. Đôi khi khách hàng có thể gọi sau giờ làm việc, và bạn có thể bận hoặc không có nhân viên vào thời điểm đó.

Đây là nơi gửi lời chào thư thoại của bạn.

Đối với nhiều khách hàng, đây sẽ là lần tiếp xúc đầu tiên của họ với doanh nghiệp của bạn. Không thiết lập lời chào thư thoại có thể khiến bạn mất khách hàng vào tay đối thủ.

Mặt khác, việc không nhận được đúng lời chào thư thoại cũng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Khách hàng có thể gác máy, không theo dõi hoặc đơn giản là liên hệ với đối thủ cạnh tranh của bạn.

Điều đó đang được nói, chúng ta hãy xem cách thiết lập lời chào thư thoại đúng cách cho doanh nghiệp trực tuyến của bạn.

Cách tốt nhất để thiết lập lời chào thư thoại

Thông thường, các chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng một số điện thoại cố định hoặc điện thoại di động để quản lý các cuộc gọi. Mặc dù có thể hoàn thành công việc nhưng chúng không cho phép bạn quản lý đúng các cuộc gọi công việc hoặc thiết lập lời chào thư thoại tự động hiệu quả.

Cách tốt nhất để quản lý các cuộc gọi công việc là sử dụng dịch vụ điện thoại công việc. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng số điện thoại doanh nghiệp ảo vì nó cho phép họ quản lý hiệu quả các cuộc gọi công việc mà không phải hy sinh quyền riêng tư của họ.

Không giống như số điện thoại cố định hoặc số di động, nó sử dụng internet để quản lý các cuộc gọi. Thuật ngữ chính thức cho công nghệ này được gọi là dịch vụ điện thoại VoIP kinh doanh (Giao thức thoại qua Internet).

Sử dụng dịch vụ điện thoại doanh nghiệp mang lại cho bạn những lợi thế sau đây so với điện thoại cố định và di động.

  • Bạn có thể đặt giờ làm việc của mình và ghi lại các lời chào bằng giọng nói khác nhau để phát dựa trên thời gian trong ngày.
  • Bạn có thể thiết lập người trả lời tự động, thêm tiện ích mở rộng để định tuyến cuộc gọi, cho phép người dùng để lại tin nhắn thoại, v.v.
  • Nó hoạt động trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại bàn và thậm chí trên điện thoại di động của bạn bằng các ứng dụng.
  • Nhiều người dùng có thể sử dụng cùng một số điện thoại bất kể vị trí của họ.
  • Bạn có thể dễ dàng cấp quyền truy cập cho nhân viên mới mà không cần gọi kỹ thuật viên hoặc mua thiết bị mới.

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Nextiva vì đây là nhà cung cấp dịch vụ điện thoại dành cho doanh nghiệp tốt nhất trên thị trường. Họ cung cấp một bộ tính năng toàn diện với bảng điều khiển quản trị dựa trên web dễ sử dụng và các ứng dụng cho điện thoại của bạn.

Nextiva

Chúng tôi sử dụng Nextiva trong công việc kinh doanh của mình để quản lý các cuộc gọi cho WPBeginner và các thuộc tính Động cơ tuyệt vời khác.

Nếu bạn muốn một giải pháp khác, hãy xem RingCentral. Đó là một dịch vụ điện thoại kinh doanh tuyệt vời khác. Họ cung cấp một nền tảng vô cùng phong phú về tính năng, với rất nhiều công cụ để quản lý lời chào bằng giọng nói, người trả lời tự động, tin nhắn thoại, bản ghi cuộc gọi và hơn thế nữa.

Khi bạn đã thiết lập dịch vụ điện thoại doanh nghiệp, bạn có thể thiết lập lời chào bằng giọng nói bằng cách sử dụng cài đặt dễ làm theo của chúng.

Ví dụ về lời chào bằng giọng nói cho doanh nghiệp

Có một số quy tắc cơ bản mà bạn phải tuân theo để tạo lời chào thư thoại hiệu quả nhất.

  • Tránh những câu nói sáo rỗng như ‘Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi’, chúng bị lạm dụng quá mức và không còn cảm thấy chân thành nữa.
  • Đảm bảo rằng bản ghi âm thư thoại của bạn nghe có vẻ thân thiện và cá nhân.
  • Cố gắng không nghe như thể bạn đang đọc kịch bản.
  • Nếu bạn có thể, hãy thuê một nghệ sĩ lồng tiếng để giúp bạn ghi lại lời chào thư thoại. Bạn thậm chí có thể tìm thấy ai đó trên Fiverr.
  • Đảm bảo rằng thư thoại của bạn cung cấp thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp, giờ làm việc và thông tin liên hệ.

Sau đây là một số mẫu lời chào thư thoại mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình.

Ví dụ về lời chào thư thoại ngoài giờ

Lời chào thư thoại này sẽ được phát khi khách hàng gọi cho bạn sau giờ làm việc hoặc trong những ngày cuối tuần. Đảm bảo rằng lời chào thư thoại này thông báo cho người dùng về giờ làm việc, các cách thay thế để tiếp cận dịch vụ khách hàng hoặc vị trí cửa hàng.

“Xin chào, bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi làm việc qua điện thoại từ [9 giờ sáng] đến [6 giờ chiều] [PST] Thứ Hai đến Thứ Sáu. Bạn cũng có thể sử dụng biểu mẫu liên hệ trên trang web của chúng tôi, [www.example.com] để để lại tin nhắn cho chúng tôi và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn qua email. Nếu bạn muốn chúng tôi gọi lại cho bạn, vui lòng để lại tên và số của bạn cùng với một tin nhắn ngắn, và nhóm của chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong thời gian sớm nhất. “

“Xin chào, bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi hiện không thể trả lời cuộc gọi của bạn. Giờ hành chính của chúng tôi là [giờ làm việc] từ Thứ Hai đến Thứ Sáu. Cửa hàng của chúng tôi tại [địa điểm cửa hàng] vẫn mở cửa phục vụ khách hàng vào cuối tuần. Bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua trò chuyện trực tiếp trên trang web của chúng tôi [www.example.com] [24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần]. Nếu việc này không khẩn cấp và bạn muốn chúng tôi gọi lại thì vui lòng để lại tên và số của bạn sau tiếng bíp. “

Như bạn có thể thấy, cả hai ví dụ đều cung cấp thông tin quan trọng và cung cấp cho khách hàng những cách thay thế để liên hệ qua trò chuyện trực tiếp hoặc biểu mẫu liên hệ.

Ví dụ về lời chào thư thoại trong kỳ nghỉ

Những tin nhắn chúc mừng này có thể được ghi lại trong những ngày lễ.

“Xin chào, bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Nhóm của chúng tôi hiện không có mặt tại văn phòng để dành những ngày nghỉ với bạn bè và gia đình. Chúng tôi sẽ trở lại làm việc vào [ngày và giờ]. Vui lòng để lại cho chúng tôi tên và số của bạn và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn CÀNG SỚM CÀNG TỐT. [Chúc mừng ngày lễ (hoặc lời chào phù hợp cho ngày lễ đó)] ”.

“Những ngày nghỉ vui vẻ! Nhóm của chúng tôi tại [tên doanh nghiệp] sẽ vắng mặt cho đến [ngày]. Nếu bạn là khách hàng hiện tại, bạn vẫn có thể mở phiếu hỗ trợ trên trang web của chúng tôi, chúng tôi sẽ cố gắng liên hệ lại với bạn trong vòng 24 giờ tới. Bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua trò chuyện trực tiếp hoặc biểu mẫu liên hệ trên trang web của chúng tôi [www.example.com]. Nếu không khẩn cấp, bạn có thể để lại cho chúng tôi tên và số của bạn sau tiếng bíp. Chúng tôi sẽ trả lời cuộc gọi của bạn trong thời gian sớm nhất. ”

“Xin chào, bạn đã liên hệ với [tên công ty]. Chúng tôi đóng cửa cho (tên ngày lễ) và sẽ trở lại làm việc vào [ngày và giờ]. Nếu bạn cần phản hồi khẩn cấp, bạn có thể gửi email cho chúng tôi theo địa chỉ (email_address), chúng tôi sẽ cố gắng trả lời tất cả các email trong vòng 24 giờ. Bạn cũng có thể để lại tin nhắn cho chúng tôi và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn sau kỳ nghỉ lễ (Tết dương lịch / nghỉ lễ) ”.

Như bạn có thể thấy, những lời chào thư thoại này cung cấp cho khách hàng nhiều thông tin nhất có thể. Những lời chào này cũng đảm bảo rằng khách hàng biết cách nhận được phản hồi nhanh hơn bằng cách sử dụng các phương pháp liên hệ thay thế trong kỳ nghỉ.

Ví dụ về lời chào thư thoại đi vắng / bận

Nếu bạn đang bận, đi vắng hoặc thiếu nhân viên và không thể trả lời cuộc gọi của khách hàng ngay lập tức, thì bạn có thể sử dụng những lời chào này làm ví dụ.

“Xin chào, bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp], chúng tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ nhưng chúng tôi muốn gọi lại cho bạn càng sớm càng tốt. Vui lòng để lại cho chúng tôi tên và số của bạn sau tiếng bíp. ”

“Xin chào, chúng tôi hiện đang không có điện thoại. Nếu không quá gấp, bạn có thể gửi email cho chúng tôi tại (địa chỉ email). Nếu không, vui lòng để lại tên và số của bạn sau tiếng bíp và chúng tôi sẽ gọi lại ngay cho bạn ”.

Nếu bạn là người duy nhất trả lời cuộc gọi, thì bạn có thể đặt nó thành lời chào thư thoại cá nhân.

“Xin chào, bạn đã đạt được (Tên của bạn). Tôi hiện không thể trả lời điện thoại. Bạn có thể gửi cho tôi một email tới (địa chỉ email) hoặc bạn có thể để lại tên và số điện thoại sau tiếng bíp và tôi sẽ gọi lại cho bạn trong thời gian sớm nhất. ”

Kiểm tra và cải thiện lời chào thư thoại của bạn

Một lý do tuyệt vời khác để sử dụng dịch vụ điện thoại chuyên nghiệp là bạn có thể theo dõi tất cả các cuộc gọi của mình và xem các báo cáo chi tiết về chúng. Ví dụ: đây là cách trang phân tích cuộc gọi của Nextiva trông như thế nào.

Call analytics page in Nextiva

Bạn sẽ cần theo dõi xem có bao nhiêu người dùng nghe thấy mỗi lời chào thư thoại và cách họ trả lời. Lời chào qua thư thoại có điểm số khách hàng để lại tin nhắn cao hơn đang hoạt động hiệu quả.

Tin nhắn thư thoại thậm chí không được nghe hoàn toàn là một thất bại.

Chúng tôi khuyên bạn nên thử các lời chào thư thoại khác nhau để tìm ra sự cân bằng hoàn hảo. Cập nhật lời chào thư thoại của bạn theo định kỳ cũng có thể giúp bạn lấp đầy những khoảng trống giao tiếp mà bạn thậm chí không biết là tồn tại.

Theo dõi tin nhắn thư thoại của bạn

Bây giờ bạn đã thiết lập lời chào thư thoại cân bằng, nhiều thông tin và thân thiện, bước tiếp theo thậm chí còn quan trọng hơn.

Điều gì xảy ra sau khi khách hàng để lại tin nhắn thoại cho bạn?

Nếu bạn đang sử dụng hệ thống điện thoại doanh nghiệp chuyên nghiệp, thì bạn sẽ dễ dàng theo dõi và trả lời những tin nhắn đó.

Đảm bảo rằng bạn và nhân viên của bạn được chuẩn bị tốt như nhau để theo dõi nhanh chóng. Một cuộc gọi lại nhanh chóng có tác dụng lâu dài trong việc củng cố mối quan hệ kinh doanh và chốt doanh số.

Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu cách thiết lập lời chào thư thoại cho doanh nghiệp trực tuyến của mình. Bạn cũng có thể muốn xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo bản tin email cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn thích bài viết này, vui lòng đăng ký Kênh YouTube của chúng tôi để xem các video hướng dẫn về WordPress. Bạn cũng có thể tìm thấy chúng tôi trên Twitter và Facebook.

Free Download Cách thiết lập lời chào thư thoại cho doanh nghiệp (với các ví dụ) :

Trong khi chờ đợi, vui lòng nhấn vao quảng cáo phía trên để tác giả có phí duy trì website , xin cám ơn ^^^

In the meantime, please click on the ad so that the author has a website maintenance fee, very very very thank you ^^^ !!!!

Download Instructions

Join our official telegram group and channel for latest updates.

Để lại một bình luận

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More

© 2021 All Rights Reserved | Shared by Tainguyenwordpress